> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.apollospace.ai/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Backoffice > O trabalho invisível que sustenta o resto — documentos, cadastros, organização e conciliação — feito por agentes, com a assinatura final sempre sua. São 18h de uma sexta. A caixa de entrada tem doze e-mails que viram cadastro, o WhatsApp tem uma foto de nota fiscal, três pastas têm o mesmo contrato em versões diferentes, e a planilha do banco não bate com a do sistema por R\$ 1,40 que ninguém vai querer caçar. Nada disso aparece em reunião. Tudo isso, se não for feito, trava o resto. Esse é o backoffice: o trabalho que ninguém vê quando está pronto e todo mundo sente quando falha. **O que sai da sua frente aqui é a digitação, a arquivação e o batimento — não a responsabilidade.** A conferência final continua sua. Backoffice é onde os agentes do Apollo brilham primeiro: trabalho repetitivo, de alto volume e baixo risco, com um registro claro do que foi feito. É o tipo de tarefa que devolve horas já na primeira semana. ## O padrão, aplicado aqui Todo fluxo de backoffice segue a mesma forma — um gatilho, contexto puxado do [Company Brain](/pt/features/brain), ferramentas reais, e o sensível esperando você: ```mermaid theme={null} flowchart LR A[Gatilho
e-mail, WhatsApp, prazo] --> B[Agente puxa contexto
Company Brain] B --> C[Estrutura, organiza, concilia
CRM, Documentos, Pastas] C --> D{Vira compromisso
externo ou registro legal?} D -->|Não| E[Registra e arquiva] D -->|Sim| F[Propõe + espera você] E --> G[Vira memória
melhora o próximo] F --> G ``` ## Quatro fluxos concretos ### 1. Do e-mail (ou WhatsApp) ao cadastro estruturado Chega um e-mail: "Segue o contato da nova fornecedora — Marília, telefone, CNPJ, condições de pagamento". Hoje alguém lê, copia campo por campo e cola no sistema. Amanhã ela esquece um dígito do CNPJ e ninguém percebe. * **Gatilho:** uma mensagem nova entra por e-mail ou [WhatsApp](/pt/integrations/whatsapp). * **Contexto:** o agente consulta o [Brain](/pt/features/brain) — esse contato já existe? É duplicado de um lead antigo? * **Ferramentas:** extrai os campos (nome, documento, telefone, condições) e cria ou atualiza o registro no [CRM](/pt/features/crm); anexa a mensagem original como fonte. * **Proposta:** se for um cliente novo que vira compromisso comercial, ele **propõe** o cadastro para você confirmar antes de virar oficial. * **Memória:** o vínculo "essa pessoa = esse fornecedor" fica registrado. Da próxima vez ele reconhece sozinho. ### 2. Manter pastas e documentos organizados e achaveis A dor clássica: três versões do mesmo contrato, nomes como "final\_v2\_REVISADO\_ok.pdf", e ninguém sabe qual vale. * **Gatilho:** uma [rotina](/pt/features/rotinas) semanal, ou um documento recém-criado. * **Contexto:** o agente lê a estrutura de [Pastas](/pt/features/pastas) da org e o conteúdo dos [Documentos](/pt/features/documentos). * **Ferramentas:** sugere mover arquivos soltos para a pasta certa, aponta duplicatas, marca o que está sem dono e propõe uma nomenclatura consistente. * **Proposta:** mover é direto; **apagar nunca** — exclusão é uma ação destrutiva e fica com você. * **Memória:** a convenção de organização que você aprovar vira a regra que ele segue dali em diante. ### 3. Conciliar duas listas e sinalizar o que não bate O extrato do banco contra os lançamentos do sistema. A lista de quem pagou contra a lista de quem deveria pagar. O batimento que consome a manhã de alguém todo mês. * **Gatilho:** uma rotina mensal, ou você sobe as duas listas e pede a conferência. * **Contexto:** o agente entende o que cada coluna significa pelo histórico no Brain e pelos registros do [Financeiro](/pt/features/financeiro). * **Ferramentas:** cruza linha a linha, marca os que casam, separa as divergências e monta um [documento](/pt/features/documentos) com o que não fecha e o porquê provável. * **Proposta:** ele **não altera registro financeiro de record** — sinaliza a diferença e propõe; a correção é sua. * **Memória:** padrões recorrentes ("essa taxa sempre aparece como duas linhas") ficam guardados e aceleram o próximo fechamento. ### 4. Redigir um documento recorrente a partir de template + Brain Aquele relatório de status, o memorando mensal, a ata-modelo — o documento que muda 10% e toma 40 minutos toda vez. * **Gatilho:** a data combinada (uma rotina), ou um pedido seu no [chat](/pt/features/chats). * **Contexto:** o agente pega o template salvo em [Documentos](/pt/features/documentos) e preenche com fatos reais do [Brain](/pt/features/brain) — números do mês, o que mudou, o que ficou pendente. * **Ferramentas:** monta o rascunho, já formatado, na pasta certa. * **Proposta:** se o documento vira comunicação externa ou compromisso, ele **propõe** o rascunho para sua revisão — não envia sozinho. * **Memória:** suas correções no rascunho ensinam o tom e os campos certos para a próxima rodada. **O denominador comum:** o agente faz o trabalho braçal — extrair, organizar, cruzar, rascunhar — e te entrega no ponto da decisão. Você confere e assina, em vez de digitar do zero. ## O que continua humano O agente **propõe**, nunca decide sozinho, quando a ação: * **Vira compromisso externo** — uma proposta, uma confirmação a fornecedor ou cliente, qualquer mensagem que assume algo em nome da empresa. * **Altera um registro legal ou financeiro de record** — corrigir um lançamento contábil, um dado fiscal, um contrato. Ele sinaliza a divergência; a correção tem assinatura humana. * **Envolve dinheiro** — pagamento, reembolso ou estorno. * **É destrutiva** — apagar arquivos, pastas ou registros. * **É comunicação externa pesada** ou de natureza regulatória/jurídica. Tudo isso entra na fila de aprovação, com o contexto à vista. Você aprova com um clique — ou ajusta antes. ## Por onde começar Pegue a tarefa de backoffice que mais consome horas e menos exige julgamento — geralmente é cadastro a partir de mensagens ou conciliação mensal. É ali que o retorno aparece primeiro. Garanta que o [Brain](/pt/features/brain) tem o contexto (documentos, convenções de [pastas](/pt/features/pastas)) e que os canais de entrada — e-mail e [WhatsApp](/pt/integrations/whatsapp) — estão conectados. Comece com tudo passando pela sua aprovação. Conforme os acertos se acumulam, você libera o que é rotineiro e mantém a revisão só no que vira compromisso. A autonomia é uma catraca, não um salto. ## Próximos passos Onde os agentes rascunham, editam e arquivam o que produzem. A estrutura que mantém tudo achavel e no lugar. Onde os cadastros extraídos de mensagens viram registro. O conhecimento que o agente puxa antes de cada tarefa.