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Um lead chega por um formulário do site às 23h. Quando você abre o laptop na manhã seguinte, ele já foi qualificado, ganhou um owner e teve o primeiro follow-up agendado — e a timeline mostra exatamente qual agente fez isso e quando. Nada disso acontece sem uma estrutura por baixo. Essa estrutura é o pipeline: o caminho que um lead percorre do primeiro contato ao fechamento, e o registro de tudo que aconteceu pelo caminho. Esta página cobre como o Apollo Space modela esse funil — pipelines, stages, leads e atividades — pra que seu time, humano e agente, sempre saiba onde cada negócio está e quem está com a bola.

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Hierarquia simples

Organização
  └── Pipeline (1+)
        └── Stages (estágios do funil)
              └── Leads (cards que percorrem os stages)
                    └── Atividades (cada movimentação)
Cada org pode ter múltiplos pipelines independentes. Cada pipeline tem stages próprios. Leads vivem em UM pipeline + UM stage por vez (mas podem ser movidos entre pipelines).

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Pipeline

Um pipeline representa um fluxo específico do seu funil — um caminho que um lead percorre do início ao fim. Exemplos comuns:
PipelineQuando faz sentido
Outbound novoLeads que VOCÊ buscou ativamente (Maps lead search, lista importada)
InboundLeads que CHEGARAM (formulário do site, redes sociais)
Pós-venda — UpsellClientes existentes em ciclo de upsell
RenovaçãoClientes próximos do fim do contrato
CanceladosEx-clientes que podem voltar (re-engagement)
A separação de pipelines existe pra que cada um tenha sua própria métrica + cadência. O conversion rate de outbound não deve se misturar com o de inbound.

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Stages

Stages são os estágios que um lead percorre dentro de um pipeline. Defaults razoáveis pra outbound B2B: 
Novo lead → Qualificado → Em conversa → Proposta enviada → Negociação → Fechado-Ganho
                                                                    ↘ Fechado-Perdido
Você customiza livremente — adicionar / remover / renomear / reordenar stages. Stages podem ser arquivados (some da UI mas leads históricos preservam o stage que tinham na época).

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Stages “fechados”

Stages podem ser marcados como fechados-ganho ou fechados-perdido. Isto:
  • Move o lead pra view de “histórico” automaticamente
  • Conta nas métricas de conversion rate
  • Sinaliza pros agentes “não precisa fazer mais nada com este lead”

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Lead

Um lead é um card que vive em um stage de um pipeline. Cada lead carrega:
  • Dados de contato (nome, e-mail, telefone, site)
  • Dados de empresa (nome, localização, setor)
  • Owner — pessoa responsável (humano ou agente)
  • Valor potencial — quanto vale fechar esse lead (em centavos da moeda configurada)
  • Tags — labels customizáveis
  • Custom fields — campos da sua org

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Owner

Quem é “dono” do lead determina quem o sistema notifica em eventos (reply chegou, hora de follow-up, etc.). O owner pode ser:
  • Um humano (membro da org)
  • Um agente (Marcus, Athena, ou customizado)
Quando um agente é owner, o agente opera autonomamente conforme a configuração — e roteia eventos pro humano supervisor quando faz sentido.

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Atividades

Toda movimentação relevante de um lead gera uma atividade no histórico. É o audit log do CRM — append-only, nada deletado. Tipos automáticos:
TipoSignifica
lead_importedLead criado (CSV / API / agente)
stage_changedMovido entre stages
pipeline_movedMovido entre pipelines
assignment_changedOwner mudou
field_updatedAlgum campo alterado
email_sent / email_receivedE-mails
whatsapp_sent / whatsapp_receivedWhatsApp
note_addedNota livre (humano ou agente)
contact_enrichedEnrichment via Apify
task_createdTask interna
Cada atividade carrega quem fez (humano X ou agente Y), quando e o payload da mudança. Auditoria total — você reconstrói o histórico de qualquer lead em segundos.

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Movimentação humano vs agente

Quando o Marcus move um lead de stage (ex.: “Em conversa” → “Proposta enviada” após disparar a proposta), a atividade carrega actor_type = 'agent' + o ID do agente. Quando você move manualmente, actor_type = 'user' + seu user ID. Isso aparece na timeline do lead — em vez de “Stage mudou para X”, você vê “Marcus moveu pra X” ou “João Silva moveu pra X”. Sem ambiguidade.

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Filtros e segmentação

Filtros aplicam-se sobre o conjunto de leads visíveis. Combina:
  • Pipeline + stage
  • Owner (humano específico, qualquer humano, agente específico)
  • Tags
  • Custom field values
  • Data (criação, última atividade, próxima ação)
  • Valor potencial (range)
Filtros podem ser salvos pra reuso. São per-user — cada um tem os seus.

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Próximos passos

CRM (feature)

Como operar no dia-a-dia: kanban, lista, custom fields, import.

Outbound

Como leads viram campanhas geridas pelo Marcus.

Agentes

Quando um agente é owner de um lead, ele opera autonomamente.