Como funciona, em uma frase
Hotelaria e restaurante são volume de relacionamento em cima de regras que já existem: disponibilidade, política de cancelamento, cardápio, contrato do fornecedor. O agente não inventa nada — ele lê a regra no Company Brain, age dentro dela e só decide sozinho quando a ação não mexe no bolso nem em um compromisso.Fluxos concretos
1. Reserva pelo WhatsApp — recebida e confirmada das regras de disponibilidade
Gatilho: chega um “tem mesa para quatro sábado às 21h?” ou um pedido de diária por WhatsApp ou chat. O agente identifica o hóspede, cruza o pedido com as regras de disponibilidade que estão no Company Brain — quantos lugares por horário, antecedência mínima, política de grupos, bloqueios de data — e checa a agenda pela integração do seu sistema de reservas ou pelo Google Calendar. Se há vaga, ele confirma na hora, registra a reserva como atividade no CRM e devolve a confirmação no canal e na língua do hóspede. Se não há, oferece o horário mais próximo que cabe nas regras. Nada é chutado: o que ele responde sai do que está escrito. Quando o pedido sai da regra — um grupo grande, um pedido especial, uma data bloqueada — ele para e faz o handoff para a recepção já com tudo mastigado: quem é, o que pediu, o que a política diz.O ganho não é “robô que aceita tudo”. É que o pedido de reserva mais comum
— o que cabe na regra — para de prender a recepção no telefone, e a pessoa
só entra no caso que realmente pede julgamento.
2. Mensagem de pré-chegada — a que reduz o no-show
Gatilho: uma rotina que o próprio agente agenda — varre quem tem reserva nas próximas 24 a 48 horas. No disparo, o Marcus, o especialista de comunicação, puxa do CRM quem vai chegar, monta a mensagem de pré-chegada — horário, endereço, como chegar, o que confirmar, o tom da casa vindo do Brain — e a envia pelo canal do hóspede (e-mail ou WhatsApp). Pede a confirmação de presença com um toque; quem confirma, mantém a reserva; quem responde que não vem libera a vaga de volta para a agenda. As respostas voltam para o CRM como atividade.3. Triagem de avaliações — rascunho pronto para aprovar
Gatilho: pinga uma avaliação no Google, no TripAdvisor ou no app de delivery. O agente lê a avaliação, classifica — elogio, reclamação de comida, reclamação de atendimento, problema de reserva — cruza com o histórico do hóspede no CRM — o mesmo padrão de atendimento e relacionamento que sustenta o recorrente — e rascunha a resposta no tom da casa: agradece o elogio, reconhece o problema, aponta o próximo passo. O rascunho fica esperando sua aprovação antes de publicar. Avaliação grave abre uma tarefa atribuída ao dono certo — cozinha para a comida, salão para o atendimento — com o caso inteiro no card. O agente conduz tudo até a fronteira do dinheiro. Comp, voucher, reembolso e qualquer recuperação que comprometa dinheiro ele propõe — quem libera é uma pessoa.4. Coordenação de fornecedores — pedido feito, entrega cobrada
Gatilho: uma rotina de reposição, ou um nível de estoque que cai abaixo do mínimo registrado no Brain. O agente monta a lista de reposição a partir do consumo e dos mínimos que o Brain conhece, prepara o pedido para cada fornecedor e — com sua aprovação — dispara pelo canal de cada um (e-mail ou WhatsApp). Depois, ele acompanha: cruza o prometido com o recebido, e se a entrega da manhã não confirmou, ele cobra o fornecedor e abre uma tarefa para a recepção saber antes de faltar. O Scout pesquisa o que for público — um fornecedor alternativo, um horário de entrega — quando você precisa de uma opção rápida.Por que isso importa: a confirmação de entrega é o trabalho que ninguém
lembra de fazer até o insumo faltar no meio do serviço. O agente cobra o
fornecedor como rotina e avisa antes do buraco — não depois.
O que continua sendo humano
Por onde começar
Conecte o canal e a agenda
Ligue o WhatsApp e conecte seu sistema de
reservas ou o Google Calendar. É daí que o
agente lê a disponibilidade e confirma a reserva sem depender da recepção.
Ensine as regras ao Brain
Suba para o Company Brain suas regras de
disponibilidade, política de cancelamento, o tom da casa e os mínimos de
estoque por fornecedor. Sem isso, o agente não tem do que puxar a primeira
confirmação.
Agende a pré-chegada
Crie uma rotina que varra as reservas das próximas
24 a 48 horas e deixe o agente montar a fila de pré-chegada — com
aprovação humana antes de cada disparo no começo.
Próximos passos
Operações
O padrão de atendimento e triagem de alto volume que sustenta o serviço
que não para.
O canal onde a reserva e o hóspede acontecem — pedido, confirmação e
pré-chegada no mesmo lugar que ele já está.
Rotinas
O cron da pré-chegada e da reposição — o agente dispara no dia certo, sem
ninguém lembrar.
CRM nativo
Onde cada hóspede, reserva e interação ficam vivos — o histórico que faz o
cliente recorrente se sentir reconhecido.