Como funciona, em uma frase
Captar e matricular é, no fundo, levar a pessoa certa do “tenho uma dúvida” até a sala de aula sem perder ninguém no caminho. O agente não decide quem entra nem mexe na vida acadêmica de ninguém — ele tira o atrito da jornada para que a sua equipe cuide do julgamento que só gente faz.Fluxos concretos
1. Responder o candidato e capturar interesse no CRM
Gatilho: alguém pergunta sobre um curso — pelo site, pelo WhatsApp ou por um formulário de inscrição. A Athena, a operadora da organização, puxa do Company Brain o que aquele curso oferece — ementa, datas, pré-requisitos, formato, as perguntas que a secretaria responde toda semana. Ela abre o chat e responde com a informação que já existe: “essa turma começa em março, é 100% online e tem três encontros ao vivo por semana”. Cada conversa vira um lead no CRM com o curso de interesse, o canal e o estágio — e nada se perde quando o candidato some por uma semana e volta. Se a pessoa pergunta sobre valor de bolsa, validade de um diploma ou uma exceção de política, o agente busca no Brain; se não achar, não inventa: registra a dúvida e escala para a coordenação. Tirar dúvida de catálogo é trabalho de esteira; prometer condição comercial não é.2. Guiar a coleta de documentos da matrícula
Gatilho: um candidato decide se matricular e o lead avança no pipeline. O agente puxa do Brain a checklist daquela matrícula — histórico escolar, documento de identidade, comprovante de residência, o que cada curso exige — e conduz a pessoa um documento de cada vez, pelo chat ou pelo WhatsApp: “recebi o RG, agora falta o histórico do ensino médio em PDF”. Cada arquivo vira um documento organizado na pasta daquele aluno, e a atividade no CRM registra o que já chegou e o que falta.O agente organiza e confere completude — não valida se o aluno cumpre o
pré-requisito, não aprova a matrícula, não lança nada no registro acadêmico.
Ele entrega a pasta completa para a secretaria conferir; a decisão de
admissão começa exatamente onde a coleta termina.
3. O follow-up que recupera candidato parado
Gatilho: uma rotina que o próprio agente agenda — toda manhã, varre os candidatos com matrícula iniciada e documento pendente há mais de X dias. No disparo, o agente puxa do CRM quem parou no meio, monta um lembrete gentil do que falta e o envia pelo canal de cada pessoa (e-mail ou WhatsApp) — com aprovação humana antes do disparo se você quiser manter a mão na comunicação. Quem não responde depois de algumas tentativas vira uma tarefa para o consultor de captação, e uma notificação proativa avisa no sino quem cuida daquela turma.Por que isso importa: matrícula que para por um documento faltando é a
maior fonte de vaga que escorre pelo ralo num ciclo de captação — não porque
a pessoa desistiu, mas porque ninguém cobrou no dia certo. Uma rotina não
tem véspera de fechamento de turma: ela cobra sempre, no tempo certo, e
transforma a fila silenciosa em sinal acionável.
4. Suporte ao aluno a partir do Brain — com escalação humana
Gatilho: um aluno matriculado manda uma dúvida — “como acesso a aula de amanhã?”, “onde baixo o material da semana 3?”, “qual o prazo da atividade?”. O agente responde a partir do Company Brain: manuais de acesso, calendário da turma, regras de entrega, as respostas de processo que a secretaria repete o tempo todo. A resposta sai no chat ou no WhatsApp, na hora — fora do horário comercial inclusive. Quando a dúvida toca algo do registro do aluno — revisão de nota, frequência, negociação de mensalidade, pedido de trancamento — o agente não resolve: monta o resumo do caso e abre uma tarefa atribuída à pessoa certa, com todo o contexto já organizado.5. Acompanhar os marcos de uma turma
Gatilho: uma rotina ligada ao calendário da turma — início, entregas, encontros ao vivo, encerramento. O agente acompanha os marcos no board da turma e avisa proativamente: lembra a coordenação do encontro de quinta, sinaliza quando uma data de entrega se aproxima, e levanta no sino quando algo passou. Os indicadores que você acompanha — presença, andamento da turma, marcos cumpridos — ficam num documento vivo, montado a partir do que já está registrado, não de uma planilha que alguém atualiza na sexta. Quem abre o painel vê a verdade do dia.| Marco da turma | O que o agente faz | O que continua humano |
|---|---|---|
| Início | Confirma matrículas completas, avisa pendências | Liberar o acesso de quem entra |
| Durante | Lembra encontros e prazos, sinaliza ausências | Lançar presença e nota |
| Entregas | Avisa quem está perto do prazo | Avaliar e corrigir o trabalho |
| Encerramento | Monta o resumo da turma para a coordenação | Aprovar conclusão e emitir certificado |
O que continua sendo humano
Por onde começar
Ensine o catálogo e os processos ao Brain
Suba para o Company Brain as ementas, datas,
pré-requisitos, manuais de acesso e as respostas que a secretaria repete
toda semana. É daí que o agente puxa o que responder, o que pedir e o que
conferir.
Agende o follow-up da captação
Crie uma rotina que varre as matrículas paradas e
cobra o que falta. Um agente, uma cadência, um canal — e a autonomia cresce
como uma catraca, nunca como um salto.
Próximos passos
Comercial & vendas
Captação e qualificação na ponta — como o candidato entra no funil.
CRM nativo
Onde o pipeline de candidatos e matrículas vive — estágios, atividades e
histórico sempre atuais.
Rotinas
O daemon que cobra documento, lembra prazo e acompanha os marcos da turma.
Pessoas & RH
O mesmo padrão de onboarding e suporte aplicado à sua equipe.